Microsoft Project-verktyg effektiviserar projekthanteringen

Projektledning och arbetet av en projektledare kräver mycket organisation och samordning. Det är därför en bra idé för en organisation att anta ett verktyg som stödjer de mål som satts upp för projektledning. När projektverktyget stödjer organisationens mognadsnivå, kompetens och förmåga, blir projektverktyget inte för stelbent.

Ett av de mest populära verktygen som kan anpassas efter projektbehov är Microsofts projektfamilj av applikationer. Vi intervjuade Solu Digitals Arno Hakkarani om de bästa lösningarna för projektledningsverktyg och frågade honom vilken Microsoft-applikation som är bäst lämpad för vilket projekt.

Microsoft Project anpassar sig efter dina projektbehov

Microsofts verktyg är extremt användbara för projektledning. Microsoft Project-familjen av verktyg gör det enkelt för en projektledare eller projektplanerare att planera projektscheman, spåra resurser och övervaka projektframsteg i den skala de önskar.

När ett projekt väl är igång är det möjligt att spåra resursanvändning, övervaka projektets framsteg och göra ändringar i schemat eller resurserna efter behov. Verktygen ger också realtidsuppdateringar om projektets status för att hålla dig uppdaterad med projektets framsteg.

Microsoft Project, Project för webben eller Planner?

Microsoft Project är Microsofts mångsidiga projektverktyg som gör det enkelt att planera projektschemaläggning, resurser och spårning. Det är lämpligt för mindre team samt ett enmansverktyg för planering och projektledning. MS Project har varit ett pålitligt verktyg för projektledare i flera år.

Project Online är en molnbaserad version av Microsoft Project. Det låter projektteammedlemmar samarbeta och få tillgång till projekt var som helst. Miljön kan nås via en webbläsare och MS Projects arbetsstationsprogram. Project Online innehåller många funktioner utformade för samarbete, som att underlätta samarbete mellan teammedlemmar och möjliggöra projektspårning i realtid. Applikationen innehåller också många integrationer med flera Microsoft-applikationer.

Project for the web är Microsoft Projects nya molnbaserade projektledningslösning. Det möjliggör enkla och kraftfulla arbetshanteringsfunktioner för de flesta behov och roller. Projekt för webben är byggt på Microsoft Power Platform, som består av PowerApps, Power Automate, Power BI och Microsoft Data.

När du bara behöver lätt projektledning kan du göra det med Microsoft Planner. Uppgifter kan tilldelas taggar, prioritetsbetyg och en uppgiftsbehållare för att beskriva storleken på arbetsbelastningen i Planner, till exempel. Det låter dig skapa uppgiftslistor, ställa in deadlines för uppgifter och dela uppgifter med teammedlemmar.

Och hur väljer man rätt projektledningsverktyg eller lösning? Arno poängterar att valet av projektverktyg baseras på organisationens behov och mognadsnivån i projektkulturen. När du är på de allra lägsta nivåerna av mognad kan du klara dig med mycket enkla verktyg. Med utgångspunkt från de lägsta nivåerna är det tillrådligt att använda ett verktyg som kan skalas till de aktuella behoven.

”Att överskatta färdigheter och förmågor kan skapa ett projektledningsverktyg som är för stelbent och komplext för organisationen eller personalen att förstå”, påpekar Arno.

Integrera det väsentliga i projektledning

Power Apps är en uppsättning applikationer, tjänster, kopplingar och en dataplattform som tillhandahåller verktygen för att bygga anpassade Microsoft 365-applikationer. Power Apps gör det möjligt för Project for the Web att integreras med andra applikationer, vilket ger en organisation ett anpassat verktyg för att hantera och spåra sin projektportfölj.

För att förbättra dataflödet kan projektrapporteringen kompletteras med Microsoft Power BI-rapporter, som kan importera information från flera datakällor. Power BI är ett utmärkt verktyg för projektledning eftersom det låter dig hantera och analysera projektdata i ett visuellt och lättförståeligt format. Power BI gör projekthanteringen mer effektiv och enklare genom att ge användarna en bättre överblick över projektet och dess nyckeldata.

Microsoft 365-miljö för att stödja projektledning

Information och dokumenthantering görs mycket enklare och tid sparas när informationen och verktygen som är centrala för projekthantering är bekvämt placerade i en bekant miljö med andra Microsoft 365-applikationer.

Integrationen av Project Portfolio med Microsoft 365 och Teams kan förbättra projekthanteringen på ett antal sätt:

• Skapa projektteam i Teams på projekt-för-projekt-basis
• Enkel hantering av data och dokument
• Integrering av projekt för webben i team
• Skapa och dela Teams-kanaler, mappstrukturer och dokumentmallar enligt projektfaser.

Microsofts produktportfölj erbjuder anpassningsbara lösningar och tjänster för olika projektledningsbehov. ”Microsoft tillhandahåller ett enda ekosystem för att stödja projektledning”, säger Arno och beskriver Microsofts adaptiva svit för enkel projektledning.

Om författaren:

Arno Hakkarainen intervjuades av Kati Rissanen.

Arno arbetar på Solu Digital som seniorkonsult. Solu Digital är en utvecklare av digitalt teamwork och en Microsoft Gold-partner i Finland.

Vi vill tipsa om Informators kurs MS Project för projektledare