Ta bort dold information i Word innan du skickar ditt dokument. Så här gör du!


När du skickar ett worddokument vidare, följer dold information med. Information som du kanske inte vill dela med dig av.
Det är mycket vanligt att funktionen Spåra ändringari Word används på fel sätt på företag och i organisationer.
En chef skickade alltid dokument till sin sekreterare, så att sekreteraren skulle kontrollera att alla ändringar var OK och att tidigare text inte var kvar i dokumenten. Ändå kunde medarbetarna se alla ändringarna i meddelanden chefen la ut på intranätet.
Så här gör du för att skydda information du inte vill dela med dig av:

<\/div>

Aktivera Sp\u00e5ra \u00e4ndringar<\/span><\/h2>
Sp\u00e5ra \u00e4ndringar <\/b>finns p\u00e5 menyfliken Granska<\/b> i MS Word version 2007 och senare.<\/div>
Det finns tre menygrupper p\u00e5 menyfliken Granska<\/b> som p\u00e5verkar funktionen Sp\u00e5ra \u00e4ndringar<\/b>.<\/div>
F\u00f6rst knappen Sp\u00e5ra \u00e4ndringar <\/b>(inringat i r\u00f6tt i bilden nedan) som aktiverar eller avaktiverar om \u00e4ndringar i ett dokument skall markeras eller inte. Observera att detta menyval lagras per dokument.<\/i> <\/div>

<\/div>
\u00c4r funktionen Sp\u00e5ra \u00e4ndringar <\/b>aktiverad n\u00e4r du st\u00e4nger ett dokument, \u00e4r Sp\u00e5ra \u00e4ndringar <\/b>aktiverat n\u00e4sta g\u00e5ng dokumentet \u00f6ppnas, \u00e4ven p\u00e5 en annan dator.<\/div>
<\/a><\/div>

<\/div>
<\/span><\/div>

Visningsl\u00e4gen <\/span><\/h2>
N\u00e4sta grupp med menyval \u00e4r inst\u00e4llningar av olika visningsl\u00e4gen (inringat i bl\u00e5tt i bilden).<\/div>
Det \u00e4r h\u00e4r problem uppst\u00e5r.<\/div>

<\/div>
<\/a><\/div>

<\/span><\/div>
M\u00e5nga \u00e4ndrar h\u00e4r till visningsl\u00e4get Slutgiltigt<\/b> och tror att de nu har \u00e4ndrat och st\u00e4llt in att dokumentet \u00e4r klart och att tidigare \u00e4ndringar \u00e4r borttagna. Dessa menyval \u00e4r bara olika VISNINGSL\u00c4GEN. Det p\u00e5verkar inte inneh\u00e5llet<\/b> i dokumentet, bara hur det visas. <\/div>

<\/div>
Vilket visningsl\u00e4ge du valt sparas lokalt i din dator.<\/i> St\u00e4ller du in visningsl\u00e4get Slutgiltigt <\/b>kommer inga Sp\u00e5ra \u00e4ndringar <\/b>markeringar att visas i Word dokument du \u00f6ppnar p\u00e5 din dator. Det var denna inst\u00e4llning som var aktiv p\u00e5 sekreterarens dator. Sekreteraren tittade p\u00e5 alla dokumentet i visningsl\u00e4get Slutgiltigt<\/b>och tyckte att allt s\u00e5g OK ut.<\/div>

Acceptera \u00e4ndri<\/span>n<\/span><\/span>g<\/span><\/h2>

<\/span><\/div>
<\/a><\/div>

<\/div>
F\u00f6r att Sp\u00e5ra \u00e4ndringar <\/b>markeringar skall tas bort ur dokumenten m\u00e5ste du anv\u00e4nda knapparna i den tredje och gr\u00f6nmarkerade gruppen i bilden ovan. Du beh\u00f6ver g\u00e5 igenom och v\u00e4lja Acceptera<\/b> eller Ignorera<\/b>alla \u00e4ndringar i texten och \u00e4ven se till att knappen Sp\u00e5ra \u00e4ndringar<\/b> \u00e4r avaktiverad innan du st\u00e4nger dokumentet.<\/div>

Spara som PDF <\/span><\/h2>
F\u00f6r s\u00e4kerhets skull skulle jag inte publicera MS Office dokument p\u00e5 ett Intran\u00e4t (eller Internet) utan jag rekommenderar att man sparar dokument som skall publiceras i Adobes PDF format i st\u00e4llet.<\/div>
<\/div>
<\/div>

<\/div>
Det finns ju mer dold information som f\u00f6ljer med i Word, Excel och PowerPoint dokument . . .  F\u00f6rfattare till exempel, mer om det n\u00e4sta g\u00e5ng.<\/div>
<\/div>

<\/div>
\/\/Anna-Karin Petrusson<\/div>
DataPortf\u00f6ljen<\/div>
<\/a><\/div>






Anna-Karin Petrusson h\u00e5ller seminariet \"Vad \u00e4r nytt i Office 2013?\"<\/a> hos oss p\u00e5 Informator i G\u00f6teborg den 28 februari. V\u00e4lkommen!<\/div>
<\/span><\/div>
","featuredImage":false}};