projektledning

Fem tips för bättre projektkommunikation

Om syre inte flödar i blodkärlen är människokroppen oförmögen. Samma analogi passar också bra med projektkommunikation; om information inte flödar eller inte förstås, kommer sannolikt inte rätt saker att hända i projektet vid rätt tidpunkt – om något alls händer. Du har säkert varit med om att ett projekt har behövt få konstgjord andning när saker inte gått riktigt som planerat. Inom projektledningsrådgivning och coaching tar jag för vana att börja med frågan; Vad är de största utmaningarna i kundens projekt) Kommunikationsproblem uppstår alltid och nedan ger vi dig 5 tips på hur du ska förebygga och/eller lösa dem.

Se till att syret flödar!

Här är fem tips för bättre projektkommunikation

1. Vad och hur
Det finns två perspektiv i projektkommunikationsplanering, vad och hur. Vi objektorienterade proffs brukar fokusera på det ämne, det viktiga med stort A, som projektet handlar om. Så vi tenderar att glömma den lika viktiga frågan om hur. Hur organiserar vi kommunikation, informationsflöde och samarbete i detta projekt? Hur säkerställer vi att alla medlemmar i projektgruppen, styrgruppen, kunder och andra intressenter är tillräckligt uppdaterade och inte kvävs i informationsöverbelastning. Det är också värt att komma överens om vilken kanal man ska kommunicera. E-post är sällan det bästa möjliga kommunikationsmedlet. När frågan om hur rensas sparas tid och framför allt pengar.

2. Projektet syftar till förändring – påverka, inte informera!
De intressenter som är målet för projektet behandlar projektet som en förändringssituation. Det orsakar känslor och om känslor inte hörs/får gehör ökar de motståndet mot förändring. Ta hand om inkludering och upprätthåll en konversationsanknytning. Välriktad, korrekt planerad och planerad projektkommunikation underlättar engagemang för förändring. Istället för att dela information är det bra att tänka på att påverka och diskutera med information.

3. Inte allt för alla
Gör en bra intressentanalys och fundera över vilken information som är väsentlig för vilken målgrupp. På vilken detaljnivå kommuniceras till vem, i vilket skede av projektet kommuniceras och med vilka kärnbudskap. Med andra ord, rätt förpackad information i rätt kanaler och för rätt målgrupper underlättar engagemang och assimilering av information.

4. Dela ansvar
Projektledaren kan inte ensam ansvara för projektkommunikationen. Dela även kommunikationsansvar med andra medlemmar i projektgruppen. Kom överens om vad, var, när och vem som ska svara.

5. Överplanera inte
I en föränderlig värld förändras också planerna. En plan som är för exakt i sten fryser projektet. På projektmötet är det bra att avsätta lite tid för att se över kommunikationen också. Vad som fungerar och vad som behöver finjusteras. Lägg korten på bordet. Ett lyckat projekt vågar ändra driftsätt om den gamla modellen inte fungerar.

Informators har flera kurser i projektledning, här listar vi ett urval:

Presentationsteknik för projektledare/förändringsledare

Förhandling i Projekt

Konflikthantering och feedback i projekt

Coachande Ledarskap i Projekt