Microsoft Project förändrade mitt liv

1999 stiftade jag bekantskap med Microsoft Project, och mitt liv förändrades radikalt. Här hade jag plötsligt ett verktyg som kunde visualisera projektet (trodde jag) på ett sätt som gjorde det glasklart för alla inblandade. Jag insåg vidare (helt korrekt skulle det visa sig) att det fanns ett stort behov av utbildning i verktyget, och att det därför fanns en möjlighet för mig som IT-lärare att profilera mig. Så jag lärde mig verktyget och fick mycket uppdrag, som genererade en avsevärd vinst i mitt lilla företag. Och efter att ha utvecklat en lätt narcissistisk läggning trodde jag också att jag var en fullfjädrad projektledare.

2002 påbörjade jag min certifiering i projektledning, och när jag idag läser min ansökan igen ser jag att här har vi en man som inte för ett enda ögonblick reflekterar över att det är något som han behöver lära sig. Jag gick in i studierna med övertygelsen om att jag bara skulle sitta av tiden och få ut mitt diplom. Och det var en ganska smärtsam upplevelse att upptäcka att jag inte hade koll på hela världen. Insikten om att ett verktyg för att göra Gantt-schema är just bara ett verktyg slog hårt. Ens ego tar stryk av sånt!

Jag har sedan dess aldrig behövt övertyga någon om att det krävs många olika färdigheter i rollen som projektledare. Det jag däremot har gjort dom senaste 19 åren är att få projektledare i många olika branscher att förstå att dom behöver ett verktyg för att göra sitt Gantt-schema. (Eftersom det är MS Project jag arbetat mest med har det varit naturligt att använda det i mitt missionerande, men en Wikipedia-sökning på ”Comparison of project management software” ger en lång lista av alternativ) Länge förvånades jag över motståndet jag mötte, jag kunde inte begripa varför en projektledare inte såg vikten av att ha kontroll över sin tidplan. Argumenten jag mötte var:

• Inte applicerbar på vår projektmodell (vilket det alltid har varit)
• Saknar funktionalitet (vilket gäller alla program i hela världen)
• För mycket funktionalitet (absolut, det är trots allt Microsoft)
• Svårt att hantera (RTFM)
• Buggigt (inte värre än alla andra verktyg)

Efter att ha brottats med allt från säljare (som inte lärt sig att vägen från produktförsäljning till att sälja lösningar går via projektet som arbetsform) till ingenjörer (som sällan anser att dom har något att lära från en humanist) har jag kommit till insikten att anledningen till att man inte vill använda ett verktyg som MS Project är att man inte vill göra sin plan synlig, får då kan man inte längre hålla korten mot bröstet. Det går då inte att sitta på projektmötet och säga ”det går bra” när det är min tur att rapportera. Det blir helt plötsligt tydligt hur det går i projektet, men lösningen är ofta att stoppa huvudet i sanden. Istället för att säga ”Det var som f_n, har vi planerat för 400% arbete för projektgruppen över juni, juli och augusti? Det håller ju inte!” kommer det tröttsamma floskler som ”Det är så i detta projektet! We work hard, we play hard!”.

Oavsett vilket verktyg du använder kommer det inte att göra jobbet åt dig. Men om du inte har ett verktyg för att bygga och styra din tidplan är du rökt. Allt annat är (även om du är ingenjör) struntprat. För att citera Torbjörn Wenell: ”Tro inte att ett datorbaserat planerings- och uppföljningsprogram löser problemen i ett projekt. Systemet kommer aldrig att bli mer än ett verktyg. Om projektledaren inte kan eller vill använda det är det värdelöst. Och många projektledare varken kan eller vill.”

Lått oss istället travestera John F. Kennedy: ”Ask not what MS Project can do for you, but what you can do with MS Project.”

Lars Hallin är en samarbetspartner till Informator och undervisar i projektledning.

Här är ett urval av våra kurser i projektledning:

Projektledning grund

Projektledning fortsättning

Microsoft Project för Projektledare